Office Manager:in (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Frankfurt

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Wir suchen dich als Office Manager:in (m/w/d), um in unserem prämierten Design-Office im kreativen Herzen Frankfurts für Happiness und reibungslose Abläufe zu sorgen.

LIGANOVA HORIZON ist eine digitale Marketingagentur für globale Brands wie Porsche, Jaguar Land Rover, Mercedes, PUMA, Opel und SCHOTT und Teil der LIGANOVA GROUP.

WHAT YOU DO

Als Office Manager:in bist du wichtigste Person im Office überhaupt, denn du sorgst dafür, dass „der Laden läuft“.
Du managst Termine, führst allgemeine Korrespondenz und kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf des Agenturalltags.
Du gewährleistest die ordnungsgemäße Vorbereitung der Buchhaltung auf Grundlage der Ein- und Ausgänge.
Die Verwaltung von (digitaler) Post, Verträgen & Co fallen ebenfalls in deinen Verantwortungsbereich.
Du bist für den Empfang und die Bewirtung von Kund:innen und Besucher:innen zuständig; natürlich auch per Telefon.
Du organisierst Reisen, kümmerst dich um externe und interne Events und setzt so z.B. den monatlichen Team-Brunch um.
Du koordinierst Facility-Mitarbeiter:innen und externe Dienstleister und kümmerst dich um die reibungslose Umsetzung der Aufgaben.

WHO YOU ARE

Du bringst Erfahrung im Bereich Office Management, Gastro, Hotellerie, Event oder Filmproduktion mit.
Gerne hast du erste Erfahrungen (in einer Werbe-/Kreativagentur) gesammelt.
Du bist ein smarter Kopf mit Herz und Begeisterung für kreative Umfelder.
Du bist durchsetzungsstark, denkst und handelst dienstleistungsorientiert, mit Liebe fürs Detail.
Du hast starke Organisations- und Kommunikationsskills und arbeitest verlässlich und diskret.
Du beherrschst die Office-Programme im Schlaf und hast idealerweise Erfahrungen mit Personio.
Deine Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind gut.

WHAT TO EXPECT

WORK & OFFICE: Wir sehen uns als Ort, an dem wir neue Ideen sammeln und gemeinsam Lösungen erarbeiten. Neben hochmodernen mobilen Arbeitsmitteln ist auch an alle "Basics": You name it – flexible Zusatzleistungen, JobRad, Tischtennisplatte, Schaukeln, Turntables, Sonnendeck, guter Kaffee, Tee und Getränke, eine geräumige Küche für Kochsessions mit den Kollegen, ein Lab für die Entwicklung von Prototypen und viele weitere attraktive Konditionen bei unseren Kooperationspartnern.

OPENNESS & WELCOMING CULTURE: Come as you are! Bei LIGANOVA HORIZON wird eine Kultur der Offenheit gelebt. Individualität wird zelebriert und gefördert, weshalb uns die gemeinsame Mission „Create the best version of yourself“ eint. Denn wir finden, dass gerade Vielfalt das größte kreative Potential birgt.

INTERNATIONALITY: Neben unserem HQ in Frankfurt haben wir eine Dependance in Stuttgart sowie Kollegen von LIGANOVA in Stuttgart, Berlin und Amsterdam. Wir bieten dir Vernetzung und regelmäßigen Austausch innerhalb von LIGANOVA HORIZON, fernab von starren Teamstrukturen.

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We are looking for you as Office Manager (m/f/d) to ensure happiness and the overall organisation of our award-winning design office in the creative heart of Frankfurt.

LIGANOVA HORIZON is a digital marketing agency for global brands such as Porsche, Land Rover, Mercedes, PUMA and SCHOTT and part of the LIGANOVA GROUP.

WHAT YOU DO

As Office Manager, you are the most important person in the office, because you make sure that "everything runs smoothly."
You manage appointments, deal with general correspondence, and take care of the agency's day-to-day business.
You ensure the proper preparation of the accounting based on the incoming and outgoing transactions.
You are responsible for managing (digital) mail, contracts, and similar tasks.
You are responsible for the reception and hospitality of clients and visitors, of course also by telephone.
You organize and execute internal and external events, including travel bookings, and you prepare the monthly team brunch.
You coordinate and oversee the work of facility staff and external service providers, ensuring the smooth execution of tasks.

WHO YOU ARE

You have experience in office management, gastronomy, hotel business, event, or film production.
You may have gained some experience in an advertising/creative agency.
You are a smart head with a heart and enthusiasm for creative environments.
You are assertive, think and act in a service-oriented way, with attention to detail.
You have strong organizational and communication skills and work reliably and discreetly.
You can master Office programs in your sleep and ideally have experience with Personio.
You have a good command of written and spoken German and English.

WHAT TO EXPECT

WORK & OFFICE: Besides a contemporary workspace with excellent technological standards, we also offer workplace comforts for body and soul: a huge kitchen that’s perfect for cooking together. A barbecue, sun deck, turntables and always a good reason for a party. Really tasty coffee and drinks. Subsidised gym use or a JobRad and lots of other attractive rates with our partners.

OPENNESS & WELCOMING CULTURE: Come as you are! At LIGANOVA HORIZON we foster a culture of openness in everything we do. Individuality is celebrated and encouraged, as we are all united by the common mission to ‘Create the best version of ourselves’. We firmly believe that diversity holds the greatest creative potential.

INTERNATIONALITY: Besides our HQ in Frankfurt, we also have an office in Stuttgart as well as colleagues based in Berlin and Amsterdam. You also get to connect and work alongside others in the LIGANOVA HORIZON network, free from any rigid team structures.

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