Office Manager (all genders) in Teilzeit

Permanent employee, Part-time · Frankfurt

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Wir suchen dich als Office Manager (all genders), der unser Büro in Frankfurt organisatorisch, administrativ und kommunikativ verantwortet – und damit die Basis dafür schafft, dass unsere Teams in einem Umfeld arbeiten können, in dem Kreation, Technologie und Innovation optimal zusammenkommen.

LIGANOVA HORIZON ist eine Digital Experience Agency für internationale Brands und Teil der LIGANOVA GROUP. Wir entwickeln digitale Experiences, Kampagnen und visuelle Systeme an der Schnittstelle von kreativer Exzellenz, technologischer Innovation und strategischem Denken. Damit unsere kreativen, technologischen und strategischen Teams ihr volles Potenzial entfalten können, braucht es klare Strukturen, verlässliche Prozesse und ein Office, das als zentraler Anlaufpunkt funktioniert.

Als Office Manager bist du das organisatorische Rückgrat unseres Agenturalltags. Du sorgst dafür, dass Abläufe reibungslos funktionieren, Kommunikation klar ist und unser Arbeitsumfeld effizient, strukturiert und einladend bleib.

WHAT YOU DO

Organisation, Koordination und Weiterentwicklung des täglichen Office-Betriebs
Zentrale Anlaufstelle für interne und externe Kommunikation (persönlich, telefonisch, per E-Mail)
Planung, Vorbereitung und Koordination von Meetings, Workshops und internen Events
Unterstützung bei Reiseplanung, Terminorganisation und Raumkoordination
Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und Arbeitsmitteln sowie Sicherstellung der Verfügbarkeit
Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und Servicepartner
Enge Zusammenarbeit mit HR, Finance, IT und Project Management zur Unterstützung reibungsloser Abläufe
Unterstützung bei Onboarding-Prozessen sowie administrativen HR-Themen
Pflege von Dokumenten, Ablagesystemen und organisatorischen Prozessen
Mitwirkung an der Optimierung von Office- und Administrationsprozessen
Sicherstellung eines professionellen, strukturierten und wertschätzenden Arbeitsumfelds

WHO YOU ARE

Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in einer vergleichbaren Assistenzfunktion
Ausgeprägtes Organisationstalent mit strukturierter, zuverlässiger und selbstständiger Arbeitsweise
Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
Serviceorientiertes Denken, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (z. B. MS Office, Outlook); Offenheit für neue digitale Tools
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
Freude an Teamarbeit und daran, den Agenturalltag aktiv mitzugestalten
Erfahrung im Agentur- oder Projektumfeld ist ein Plus, aber kein Muss

WHAT TO EXPECT

WORK & OFFICE
Unser prämiertes Design-Office im kreativen Herzen Frankfurts ist ein Ort für Austausch, Inspiration und Weiterentwicklung. Gleichzeitig ermöglichen wir ein hybrides Arbeitsmodell mit hochmodernen mobilen Arbeitsmitteln. Dazu kommen zahlreiche Extras: großzügige Küche für gemeinsame Kochsessions, Sonnendeck, Tischtennisplatte, guter Kaffee, Getränke, JobRad sowie attraktive Konditionen bei unseren Partnern.

OPENNESS & WELCOMING CULTURE
Come as you are. Bei LIGANOVA HORIZON leben wir eine Kultur der Offenheit. Individualität wird gefördert, Vielfalt als kreatives Potenzial verstanden. Uns verbindet die gemeinsame Mission: Create the best version of yourself.

INTERNATIONALITY
Neben unserem HQ in Frankfurt arbeiten wir eng mit Kolleginnen und Kollegen in Stuttgart, Berlin und Amsterdam zusammen. Du bist Teil eines internationalen Netzwerks – mit echtem Austausch und ohne starre Teamstrukturen

Is it a Match?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

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We are looking for an Office Manager (all genders) who takes ownership of our office operations in Frankfurt and creates the foundation for an environment where creativity, technology and innovation can thrive.
LIGANOVA HORIZON is a digital experience agency for international brands and part of the LIGANOVA GROUP. We create digital experiences, campaigns and visual systems at the intersection of creative excellence, technological innovation and strategic thinking. To enable our creative, technological and strategic teams to perform at their best, we rely on clear structures, reliable processes and an office that acts as a central hub.
As Office Manager, you are the organizational backbone of our agency. You ensure that daily operations run smoothly, communication flows clearly and our working environment remains efficient, structured and welcoming.

WHAT YOU DO

Organize, coordinate and continuously improve daily office operations
Act as the central point of contact for internal and external communication (in person, by phone and email)
Plan, prepare and coordinate meetings, workshops and internal events
Support travel planning, scheduling and room coordination
Manage office supplies, equipment and work resources, ensuring availability at all times
Coordinate external service providers, vendors and partners
Work closely with HR, Finance, IT and Project Management to support smooth internal processes
Support onboarding processes and administrative HR-related tasks
Maintain documents, filing systems and organizational structures
Contribute to the optimization of office and administrative workflows
Ensure a professional, structured and welcoming working environment

WHO YOU ARE

Professional experience in office management, administration or a comparable assistant role
Strong organizational skills with a structured, reliable and independent working style
Excellent communication skills in German and English
Service-oriented mindset, discretion and a high sense of responsibility
Confident handling of common office tools (e.g. MS Office, Outlook) and openness to learning new digital tools
Ability to prioritize tasks and stay calm and solution-oriented in busy situations
Enjoy working in a team and actively contributing to a positive agency culture
Experience in an agency or project-based environment is a plus, but not required

WHAT TO EXPECT

WORK & OFFICE
Our award-winning design office in the creative heart of Frankfurt is a place for exchange, inspiration and growth. At the same time, we offer a hybrid work model with state-of-the-art mobile equipment. Additional benefits include a large kitchen for shared cooking sessions, sun deck, table tennis, great coffee and drinks, JobRad and attractive partner benefits.

OPENNESS & WELCOMING CULTURE
Come as you are. At LIGANOVA HORIZON, we foster a culture of openness. Individuality is encouraged and diversity is seen as creative strength. What unites us is our shared mission: Create the best version of yourself.

INTERNATIONALITY
Alongside our HQ in Frankfurt, we work closely with colleagues in Stuttgart, Berlin and Amsterdam. You are part of an international network with real exchange and without rigid structures.

Is it a Match?

We look forward to getting to know you.

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